Vacature Deeltijds administratief medewerker

Kom jij ons klein maar fijn team versterken?

 

Meta4Books is op zoek naar een gedreven administratief medewerker met financiële kennis – 50% die instaat in voor het uitvoeren van administratieve taken met focus op het bijstaan van onze klanten en de maandelijkse facturatie. 

 

 

Functieomschrijving

Administratieve taken

  • Je bent verantwoordelijk voor het correct beheer van de klantengegevens.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van onze klanten, zowel telefonisch als via mail. Je helpt hen o.a. met vragen rond lidmaatschap, ISBN en het aanleveren van metadata.
  • Je zorgt voor input van data en doet proactief aan kwaliteitscontrole. Samen met de projectverantwoordelijke stel je het belang van correcte, volledige en verrijkte metadata voorop.
  • Je verzorgt de administratieve afhandeling van contracten (informeren, documenteren en opvolgen).
  • Je biedt de projectleiders administratieve ondersteuning bij projecten.
  • Je schrijft verslagen van vergaderingen.
  • Waar nodig, bied je ook de nodige ondersteuning bij het schrijven van communicaties en het bijwerken van documentatie.

Financiële taken

  • Je staat in voor een correcte facturatie van onze leden.
  • Je voert de nodige acties uit bij het opvolgen van debiteuren zoals het uitsturen van rappels.
  • Je rapporteert periodiek financiële overzichten naar je collega’s.

Overige taken

  • Je helpt bij het testen van nieuwe functionaliteiten van ons Boekenbank platform en rapporteert de testresultaten naar de projectleider.
  • Omdat we een kleine organisatie met drie werknemers zijn, zal je soms ook andere taken moeten opnemen tijdens de afwezigheid van collega’s.

 

Profiel & vaardigheden

  • Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands.
  • Je kan duidelijk communiceren en je hebt voldoende kennis om dit occasioneel ook in het Frans en Engels te doen.
  • Je werkt stipt, nauwkeurig en resultaatgericht.
  • Je neemt zelf het initiatief voor verbeteringen en het uitvoeren van taken.
  • Je neemt eigenaarschap en verantwoordelijkheid op over jouw taken.
  • Je leert graag bij over de werking van applicaties en de bredere context van datamanagement.
  • Je haalt voldoening uit correcte en volledige data.
  • Je hebt een zeer goede kennis van Microsoft Office (in het bijzonder Outlook, Word, Excel, Powerpoint).
  • Je bent klantgericht en flexibel.

Het volgende strekt tot aanbeveling:

  • Je hebt enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie of ervaring met facturatie of databeheer.

 

Wat bieden wij?

  • Een gevarieerde, deeltijdse job (50%) in een klein, zeer gemotiveerd team van drie werknemers.
  • Een salaris in overeenstemming met jouw profiel en het niveau van de functie.
  • Een contract van onbepaalde duur.
  • Aantrekkelijke extralegale voordelen.
  • Een organisatie waar eigen inbreng en verantwoordelijkheid gewaardeerd wordt.
  • De mogelijkheid om je inhoudelijk verder te ontwikkelen.
  • Een unieke werkplek in Fort 5 te Edegem.

 

Interesse?

Stuur dan uiterlijk op 16 mei je CV en motivatiebrief naar Sofie Pauwels, via sofie.pauwels@meta4books.be.

Bijkomende inlichtingen over de functie kan je ook bekomen bij Sofie.